業務をアウトソースするための思考法とは　第48回

自分の業務をアウトソースする思考法とは　第48回

自分以外の人に仕事を振るのが苦手だとお悩み。
仕事を振るためにはまず自分の仕事を書き出してみましょう！さて、その書き出し方とは…？

前半は乃木坂46のライブに行った話、DA PUMPのライブに行った話、ドリカムのライブに行く話…と、芸能人づいているお二人です。

今回も、参宮橋の「こころ からだ ほぐしサロン turusan」のオーナー、鶴岡彩（つるおかあや）さんを話し相手に迎えてのポッドキャストです。

（ポッドキャスト本編の11:54～）

海東：改めて海東です。

鶴岡：鶴岡です。

海東：ご質問をお願いします。

鶴岡：はい、読ませていただきます。

海東：なるほど。
どれくらいのことですかね。それが事務作業レベルなのか、営業活動なのか。

鶴岡：事務作業まで抱え込めるんですかね？　すごく多いですよね。

海東：何業の方なんでしょう？

鶴岡：そう、何業なんでしょうね？

アウトソースしやすい仕事としにくい仕事

海東： 最たるは、堀江貴文さんが「多動力」っていう本で、サラリーマンでもアルバイトを雇って経費精算とかやらせた方が良いって言ってるわけですよ。

鶴岡： うんうんうん。

海東： そういうのができてる前提でいいのかっていうことですね。
出来てる前提にしましょうか。事務は振れるもんね。

鶴岡： うん、事務は振りやすい。
振りずらいって思うのって、お金に絡むこと？

海東： あー、そうね。

海東：お金のことだけだったら、月の何人分かにかかる費用だけ使えるようにしたネット口座を開設して、二重認証にすれば良いんじゃないですか。決済ボタン押さないと振込されないっていう。振込認証だけ、自分のアカウントでするっていう。

鶴岡：ふーん。

海東：うちはアウトソーシングも引き受けてるから、それで振り込みもやるんですけど、そういう風にしてもらってます。自分でやるのはまだ良いんですけど、どの人がその処理をするか分からないので、必要最低限の金額しか入れていおかないようにしてもらってます。

鶴岡：うんうん。

仕事を分ける4象限

海東 表で4つに分けるやり方あるじゃないですか？

鶴岡：はい、「今すぐ」とか「大事なもの」とか、急を要するかどうかみたいな。

海東：そうそうそう。あれはもうできてるって言う前提で話します。
4象限は
「緊急であり、重要である」
「緊急ではないけど、重要である」
「重要ではないけど、緊急である」
「緊急でも重要でもない」
この中で言うと「緊急ではないけど、重要である」をいかに進めるかっていうのが経営者にとって大事なんだけど、その辺は恐らく、実践されてるということで、今回はちょっと違う4象限の話をしますね。

鶴岡：はい。

海東：左側がアタック、右側がサポートってことにすると、アタックは会社の将来的な銀行残高を増やすための活動なんですね。営業活動とか、経営戦略を立てるとかもそう。
例えば、僕がこのコーヒーを売っていて「コーヒーを買いませんか？」っていうのも残高を上げる作業じゃないですか？

鶴岡：　うんうん。

海東：　でも、鶴岡さまが「買います」って言った後、商品を納品する作業ってもう残高を上げる作業じゃないですよね。そこはもうサポートに入るんですよね。
そういう風に、営業はアタックに入る、納品はサポートに入るって、自分がやっていることを全部書くんですよ。

鶴岡： うんうん。

海東：　今度は上と下。
上は「対お客さん」、下は「社内業務」
だから、アタックの社内業務は「経営戦略をたてる」とかになるし、商談は上になるわけですよね。
右上のサポートの顧客よりは納品とか苦情対応とかで、右下は総務ですよね。

鶴岡：　うんうん、社内の中でね。

海東：　まず今自分がやっていることを全部付箋に書き出して…
あれ？この研修一回出てくれた事ありましたよね？

鶴岡：そうそう！蒲田の…、そうですよね？

仕事をアウトソースしやすいのはサポート業務

海東：そうそう、あれを自分でやってみる。
アタック、サポート、対お客さん、社内、
自分がやっている事を付箋に書き出して、まず振りやすいのは右ですよね。

20人の会社の規模で、何人くらいがツーカーで通じる人なのか分からないですけど、最低一人はいるとして、見せたら良いと思うんですよ。

鶴岡：どういう仕事をしているか？

海東：そうそう。
で、こっち振りたいんだけど、なんか振り先ない？って言って、アイディアをもらう。
理想はですね、4象限の上下の区切りとって、アタック側の10％だけを社長がやると良いんです。

鶴岡：あとは振る。

困ったら他人の思考も使う

海東：自分の頭の中から外に一回出す。付箋で4象限に分けて、出したものを自分以外の人に一回見せると、自分一人で考えなくてよくなるから。

鶴岡：客観的に見てもらえる。

海東：そうそう。社長、これやりますよ、みたいな話がきっと出るはずなんですよね。意思の疎通ができてれば。

鶴岡：うんうん。

海東：そういう感じでいっこいっこ外していって、半年くらいの計画で徐々に徐々に左だけやるようにしていくっていうのはどうですか。

鶴岡：うんうん、そうですね。
振れるか振れないかを一緒に考えるとより一体感が生まれると思いますし。

海東：そう、そう思います。
やっぱり人と話すって大事だと思うんですよ。
うちは執筆は僕がするし、一部していないものもありますけど、日々アクセス集めるためのことは専任の人にお願いをしてます。そのとき「プロだからできるでしょ」っていう観点でもいいけど、月一ブレストでこういうアイディアありますよなんてこともありますよね。

ちょっと専門的な話になるんですが、SEO的な観点から、htmlのタグを変えなきゃいけないってことがあるんですね。

鶴岡：うんうん。

海東：「hタグをここはかけておかない方が良いんで、一度外しました」って連絡が来たんですよ。だからデザインもちょっと崩れちゃったのね。「hタグ外した分、微調整したんですけど、どうしてもここ直らない」って言う連絡が来て、それってspanタグ使っても直らないですかっていうことを…

鶴岡：？？？？

海東：いいんです、内容分からないくていいんで！

鶴岡：うん、はい。

海東：hタグにspanタグを当てなおしたら戻ってくるから同じデザインに戻るんじゃないって言ったら「あー、spanの方はちょっと忘れてました」って言うね、ジフでやってました、ジフだと戻らないからどうしようと思って…、そうかspanがありましたね、みたいな話を人とするから解決するんですよね。

鶴岡：うんうん。

海東：外に出して、人に見せて、その人と思考を回すっていうのが良いんじゃないかな、と思います。

鶴岡：そうですね。
なにを言ってるか今全然分からなかったんですけど、相談した方が気づきがあるってことはすごく分かりました。

環境を変えて思考を整える

海東：そういう実体験教えてくださいよ、直近の。

鶴岡：実体験かー。

海東：面白いやつ。

鶴岡：面白いやつー？！　なんかハードルすごく上げられますけど！

海東・鶴岡：あははははは

鶴岡：私今回1ヶ月、バリに行ってて、日本でいつもの生活をしてたら縮こまってたとこあるなと思って、外にいって今までと全然違う人たちと会って、すごく思考が自由になった気がします。

海東：ほうー、良い！

鶴岡：良い？　しゃべれてますか？

海東：うんうん！
ちょっと近い話だと、香港に行くと元気になるんですよ。

鶴岡：へー！

海東：すごく近代的な建物があって、ご飯も普通に食べれるけど、結構ぐちゃぐちゃですよ、街は。
雨漏りしてるし、動く歩道はやたら速いし、なんかぐちゃぐちゃでなんでも良いんだ、この街って感じなの。それで「なんでも良いんだ！」って日本に帰ってくるんですよ。だいたい2週間くらいしか持たないのね。

鶴岡：そう、分かる。

海東：その感じをずっと持っておくと良いよね。だから現地の知り合いとやり取りがあれば多分それが続くし。

鶴岡：そうそうそう。

海東：だから、仕事の振り分けも一回見せて終わるんじゃなくて、定期的に「ここまで来ましたね、じゃあ次ここまで行きましょうか」みたいにやっていくと空気が持つと思います。

鶴岡：普段の自分とちょっと違うところに行くとか、自分だけで考えないでいろんな人と話をしてみるって大事ですね。

おすすめは金沢

海東：これ、ペタペタ貼るのが会社だとやりづらいって人もいるんですよね。普段やらないから。
だからどこかに行ってやると良いんですね。

鶴岡：なるほど。

海東：おすすめは金沢ですね。

鶴岡：金沢？　なんで金沢ですか？

海東：あのね、羽田空港～小松間がだいたい1時間なんですよ。

鶴岡：へー。

海東：1時間でやるって決めて、バーッて開いて、そこでやって、金沢観光して、取引先あるならちょっと営業したら経費になるじゃないですか。それで戻る機内でもう一度見返して整理したら、帰りには出来上がって、翌日は新鮮な気持ちでスタッフさんとしゃべれると思う。

鶴岡：すごい有効活用してますね。

海東：金沢良いですよ、距離的にちょうどいいんですよ。新幹線だとちょっと遠いんで飛行機で。

鶴岡：そんなに近いんですね。飛行機で行ったことなかった。

海東：あっという間。日帰りで行けるレベル。

鶴岡：新幹線ではいかないんですか。

海東：新幹線も良いよね。
なんか新幹線だと後先が伸びるけど。

鶴岡：飛行機だと気圧も変わるから、ちょっと違う感じになりますよね。

海東：そうかもね。

鶴岡：飛行機の中では飲まないんですか？

海東：国際線は飲んじゃうね。

海東・鶴岡：あはははは

海東：そんな感じで、もう一回質問の最後のとこだけ読んでもらって良いですか？

鶴岡：はい。

海東：答えになってるかしら？

鶴岡：「経営者にどのようなフォローをしますか」だから…

海東：だからいいのか。
「緊急じゃないけど重要であるっていうことはまず理解されたうえで、別の4象限で全部書き出して、人に見せて一緒に考えるってことをまずしてください」って言います。

鶴岡：はい！

海東：じゃあ締めの文章をお願いします。

鶴岡：ザプロフェッショナル Podcast では質問を受け付けています。
ザプロフェッショナルのメールマガジンにご返信いただく形で質問を送ってください。
よろしくお願いいたします。

海東・鶴岡：今日もありがとうございます！