会議運営方法

From：海東和貴
麹町のスタバより

私が嫌いなもののひとつに、
「下手な会議運営」というものがあります。
会議進行が上手くないせいで
参加者全員の時間的価値が毀損されているとき、
私は2つの行動いずれかを取ります。

ひとつは、席を立って中座する。
もうひとつは、会議を止めて
その「場」に対しての見解を述べる。

今回は後者について述べます。
例えば、私はPTAの代表を務めていたこともあり、
「公」の会議に出席する頻度が高いです。
会を代表する立場での出席なので、
基本的には和やかな雰囲気でいることを努めています。

ただ、あまりにも時間的な価値が
毀損されている場合は
「きちんと計算された会議運営を」と意見を言います。

一般的に会議の軸がぶれる際に起こっているのは、
「拡散的思考」と「集中的思考」の混同です。

大きな菱形（◇）を考えるとわかりやすい。

図形上部は、拡散的思考。
「これから何ができるかアイディアを出そう」というときに、
選択肢の可能性を広げる場合の思考です。
グループ分けして議論するか、
参加者に付箋紙などを渡しアイディアを
思いつく限り書いてもらう方法が適切です。
裾野を広げる作業が必要。
このときに、手を上げて話す挙手性の会議にしたり、
個々のアイディアについてその有効性を
批評するのは全く生産的ではありません。
まずは選択肢を増やすことが優先課題です。
質より、量です。

そしてその後は、◇の下部。
集中的思考に移ります。
上記の拡散的思考で出てきたアイディアの中から候補を絞り、
具体的な方法について検討を進める段階です。
このとき、例えば「コップをつくりましょう。」
となったとします。
既に会議は集中的思考の場に移っていますので、
デザイン担当、発注担当、予算管理、
スケジュール調整などの具体的な
アクションプランの話になる必要があります。

大方の方向性が決まり、
これでどうかね？となった際に
「ちょっと待って、コップより
さっきの案にあった茶碗の方が良くない？」
と誰かが発言したとしましょう。

会議なので、百歩譲って
その発言そのものは許されたとして、
議長はそういった意見をしなやかに
退ける必要があります。

集中的思考に入った今、
仮にその意見を議論のテーブルに乗せた場合、
ここまでの参加者の時間的価値を
全てぶち壊すことになるからです。
更に言えば、なぜこの選択肢を進めることが決まり、
他は扱わないことにしたのか、
議長は全てを理解し
コンプライアンスに則って説明し、
場を動かす必要があります。

会議、打ち合わせ、
ミーティング、ブレスト、反省会。
何でも良いです。
人が複数集まって何かを議論する場合、
議長いかんによって
その時間対効果の成績は大きく変わります。

参加者全員の体験価値と
時間的価値を向上させるために、
あなたが今日からできることはありますか？